拨打电话时应注意哪些细节？

发布网友 发布时间：2022-04-20 01:58

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热心网友 时间：2023-10-16 07:44

拨打电话是生活中十分常见的事情，也是处理事务的必须。但什么时候打，说些什么，怎样说，这些细节都应注意，否则会给人留下不礼貌的印象。

时间适宜

要打成功一个电话，首先就应该明确：通话惟有在适宜之时进行，才能事半功倍。打电话若不考虑时间问题，往往会引起一些不必要的麻烦，无事生非，漏洞就大了。

（1）选择时间：打电话应当选择适当的时间。按照惯例，通话的时间原则有二：一是双方预先约定通话时间，二是对方便利的时间。

一般说来，若是利用电话谈公事，尽量在受话人上班10分钟以后打电话。在用餐之时拨打电话，也不合适。

拨打公务电话，尽量要公事公办，不要有闲言碎语。也不能在他人的私人时间，尤其是节假日时间里，去麻烦对方。另外，要有意识地避开对方通话的高峰时段、业务繁忙时段、生理厌倦时段，这样通话效果会更好。给国外通话，一定要注意时差问题，否则难免出洋相。

（2）通话长度：在一般通话情况下，每一次通话的具体长度应有意识地加以控制，基本的原则是：以短为佳，宁短勿长。千万不能如泻堤之水，滔滔不绝。

在电话礼仪里，有一条“三分钟原则”。实际上；它就是“以短为佳，宁短勿长”原则的具体体现。它的主要意思是：在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在三分钟之内，尽量不要超过这一限定。

（3）体谅对方：发话人在打电话时，应当善解人意，将心比心，对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何、熟识到哪种程度，对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时，尤须对此加以关注。

在通话开始后，除了自觉控制通话长度外，必要时还应注意受话人的反应。比如，可以在通话开始之时，先询问一下对方，现在通话是否方便。倘若不便，可约另外的时间，届时再把电话打过去。

倘若通话时间较长，如超过三分钟，亦应先征求一下对方意见，并在结束时略表谦意。

在对方节假日、用餐、睡觉时，万不得已打电话影响了别人，不仅要讲清楚原因，而且不要忘记说广声“对不起”。

内容合理

根据礼仪规范，发话人要做到内容简练，就必须注意以下几个方面。

（1）事先准备：每次通话之前，发话人应该做好充分准备。最好的办法，是把受话人的姓名、电话号码、谈话要点等必不可少的内容列出一张“清单”，这样一来，由于准备充分，通话时便可照此办理，就不会再出现打错电话、现说现想、缺少条理、丢三落四的情况了。另外，拨号的同时要调整好自己的情绪，电话接通后，首先要自报家门：“你好!我是某某，劳驾请让某某某先生接电话好吗?”或者“你好!我是某某某，请问某某小姐在吗?”注意：电话接通后说好第一句话直接影响实际效果。

（2）简明扼要：在通话之时，发话人讲话务必求务实，不求虚假客套。问候完毕，即开宗明义，直入主题，少讲空话，不说废话。绝不可哕嗦不止、节外生枝、无话找话、短话长说。

使用公共电话，而身后有人排队时，一定要自觉主动地尽快终止通话。切勿当众发嗲撒娇，大演爱情戏剧，或是故意拖延时间，与排队者作对。

表现文明

表现文明，具体说来，必须注意以下几个重要细节：

在通话时，发话人不仅不能使用“脏、乱、差”的语言，而且还须铭记，有三句话非讲不可，它们被称为“电话基本文明用语”。它们所指的是：

其一。在通话之初，要向受话人首先恭恭敬敬地道一声：“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方，或是开口便讲自己的事情。

其二，在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确来者何人。这里有四种模式可以借鉴。第一种，报本人的全名；第二种，报本人所在单位；第三种，报本人所在单位和全名，如说：“你好!我是某某公司的某某某。请问……”；第四种，是报本人所在单位、全名以及职务，即在某某后加上你的职务，便于对方理解和适应场合对话。其中第一种模式适于日常的私人交往，后三种多用于公务交往，而第四种又最为正规。

其三，是在终止通话前，双方预感即将结束的片刻，发话人应主动先说一声“再见”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突兀，并使自己有礼始而无礼终。那同样会使对方受到伤害和不解。

发话人在通话时，除语言要“达标”外，在态度方面也要好自为之，不可草率。

对于受话人，即使是对下级，也不要厉声呵斥，态度粗暴无理；即使是对领导，也不要低三下四，阿谀奉承。

电话若需要总机接转，勿忘对总机的接线员（也称话务员）问候一声，并且还要加上“谢谢”。另外，“请”、“麻烦”、“劳驾”之类的词，该用的也一定要用。

碰上要找的人不在，需要接听电话之人代找，或代为转告、留言时，态度同样要文明有礼，乃至要更加客气。

通话时电话忽然中断，依礼节需由发话人立即再拨，并说明通话中断系线路故障所致。万不可不了了之，或等受话人一方打来电话。